Email Bot, müşterilere e-posta aracılığıyla kendi kendine hizmet imkanı sunan bir Freddy AI özelliğidir. Etkinleştirildiğinde, Email Bot, tekrarlayan, düşük dokunuşlu e-posta sorularına otomatik olarak en ilgili çözüm makaleleri ile yanıt verir ve müşterinin sorununu çözebilmek için bir Makine Öğrenimi modeli kullanır.
İÇİNDEKİLER
Email Bot'u Etkinleştirme
Email Bot tetikleyicilerini tanımlama
Yanıt e-posta şablonunu kurma ve düzenleme
Test e-postaları gönderme
Email Bot'un nasıl çalıştığına dair dikkat edilmesi gereken noktalar
Email Bot'u Etkinleştirme
Freshdesk hesabınızda Email Bot'u etkinleştirmenin yolu şu şekildedir:
Freshdesk hesabınıza yönetici olarak giriş yapın.
Yönetici bölümüne gidin ve 'İş Akışları' altında 'Email Bot'u tıklayın.
Hesabınızı kullanarak ilk kez tıkladığınızda hoş geldiniz ekranını göreceksiniz.
‘Email Bot ile Başlangıca’ tıklayın.
Email Bot kurulum sayfasında, aşağıda gösterildiği gibi 'Email Bot'u Etkinleştir' düğmesini 'Kapalı' konumundan 'Açık' konumuna getirin.
Email Bot Tetikleyicilerini Tanımlama
Email Bot etkinleştirildikten sonra, özelliğin ayarlarına erişebileceksiniz. Burada, Email Bot tetikleyicilerini tanımlayabilir, yanıt e-posta şablonunu kurabilir ve düzenleyebilir, test e-postaları gönderebilirsiniz. İlk olarak tetikleyicileri tanımlayarak başlayalım. Bir tetikleyici tanımlamak, Email Bot'un hangi yeni gelen e-posta taleplerine yanıt vermesi gerektiğini ve hangi talepleri temsilcilere çözümlemeleri için bırakması gerektiğini belirlemesine yardımcı olur.
Email Bot Tetikleyicilerini Tanımlamak İçin Hızlı Bir Rehber
Email Bot'u daha önce tartışıldığı gibi etkinleştirdikten sonra, aynı sayfadaki 'Tetik' bölümüne kaydırın. Email Bot'un tetiklenmesi gereken gelen biletleri ve tetiklenmemesi gerekenleri belirlemek için kullanacağı koşulları tanımlayın.
Parametreleri doldurduktan sonra, sayfanın altına kaydırın ve sayfanın altındaki 'Kaydet' düğmesine tıklayın.
Birden çok koşul kümesi ekleyebilir ve filtreleme kriterlerinizi tanımlamak için 'Aşağıdaki tüm koşulları eşleştir' veya 'Aşağıdaki herhangi bir koşulu eşleştir' seçenekleri arasından seçim yapabilirsiniz. Ayrıca, 'Ve/Veya' koşullarını kullanarak birden çok tetik koşulu kümesini birleştirebilir ve tetikleme kriterlerinizi daha fazla filtreleyebilirsiniz.
Bu bölüm, Freshdesk'in Otomasyon Kuralları bölümüne benzer. Tek fark, bu tetikleyicilerin yalnızca kaynağı 'Email' olan biletler üzerinde uygulanacak olmasıdır.
Yanıt E-posta Şablonunu Kurma ve Düzenleme
Email Bot'u etkinleştirdikten sonra, aynı sayfadaki 'Email Template' bölümü altında varsayılan bir yanıt şablonunun eklenmiş olduğunu fark edeceksiniz. İşte Email Bot için yanıt e-posta şablonunu nasıl düzenleyip güncelleyebileceğiniz:
Daha önce tartışıldığı gibi Email Bot'u etkinleştirdikten sonra, aynı sayfadaki 'Email Template' bölümüne kaydırın.
Email Bot'un yanıt vermesini istediğiniz dilin açılır menüsünden bir dil seçin.
Şu anda, Email Bot şu altı dilde yanıt verebilir: Almanca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, İspanyolca, İtalyanca ve İngilizce. Eğer bunlardan birini görmüyorsanız, önce bunları Yönetici > Hesap > Yardım Masası Ayarları > Dilleri Yönet bölümünden hesabınıza eklemeniz gerekecek. Bir dil seçtiğinizde, varsayılan şablon seçilen dilde sunulacaktır.
Aşağıdaki düzenleyicide yanıt şablonunun metnini düzenleyin. E-postayı daha kişiselleştirmek için herhangi bir yer tutucu ekleyebilirsiniz (aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi).
Tüm yer tutucuların tam listesine erişmek için, yukarıda ekran görüntüsünde vurgulanan gibi düzenleyicinin alt sağ köşesindeki '+' simgesine tıklayın.
Metin girdikten sonra, sayfayı aşağı kaydırın ve 'Kaydet' düğmesine tıklayın.
Not: Varsayılan Email Bot şablonu, aşağıda ekran görüntüsünde vurgulanan bir dizi koşul içerir. İşte Email Bot'un önerilen çözüm makalelerini eklediği yer burasıdır.
Eğer bir bilet için önerilen çözüm makaleleri bulunmuyorsa, bu bölüm atlanır. Bu durumda, bir teyit e-postasını tetiklemek için otomasyon kurallarını yapılandırabilirsiniz.
Test E-postaları Gönderme
Kendinize bir test e-postası göndererek müşterinin e-postayı gelen kutusunda nasıl göreceğini test edebilirsiniz. İşte bunu nasıl yapabileceğiniz:
Yukarıda açıklandığı gibi bir yanıt şablonu ekledikten sonra, aynı sayfadaki test e-posta bölümüne kaydırın.
Test e-postasını göndermek için göndermek istediğiniz E-posta adresini girin.
'Send test email' düğmesine tıklayın.
Aldığınız test e-postasında, rastgele seçilen en fazla 3 önerilen çözüm makalesi bulunacaktır ve bunlar yer tutucu olarak işlev görecektir. Bu çözüm makaleleri, müşterilerinizin belirli sorularına ilişkin en fazla üç en ilgili makale ile değiştirilecektir.
Email Bot'un çalışma şekli hakkında dikkat edilmesi gereken noktalar:
- Email Bot, yalnızca yeni biletler üzerinde çalışır.
- Email Bot, tüm otomasyonlar tamamlandıktan sonra bir kez, her bir bilet üzerinde yalnızca bir kez tetiklenir.
- Temsilciler, Email Bot'un her bir bilete verdiği yanıtları özel bir notta görebilir.
- Temsilciler, aynı zamanda müşteri tarafından görüntülenen makalelerin detaylarını da görebilir ve müşteri için sorunun çözümüne yardımcı olan makaleyi belirleyebilir (eğer sorun çözüldü olarak işaretlenmişse).
Bu makale sizin için faydalı oldu mu?
Harika!
Geri bildiriminiz için teşekkür ederiz
Üzgünüz! Size yardımcı olamadık
Geri bildiriminiz için teşekkür ederiz
Geri bildirim gönderildi
Çabanızı takdir ediyoruz ve makaleyi düzeltmeye çalışacağız