Farklı E-posta Bildirimleri Nelerdir ve Nasıl Kullanılır?

Farklı e-posta bildirimleri ve görevleri:

1. Yönetici > Yardım Masası Verimliliği > E-posta Bildirimleri'ne gidin.
2. Bu sayfada dört sekme olduğunu göreceksiniz: Temsilci Bildirimleri, Talep Sahibi Bildirimleri,      CC Bildirimleri ve Yanıt Şablonları.
3. 
   
4. Temsilci Bildirimleri: Bu, müşteriniz bir bildirime yanıt verdiğinde, bir bilet temsilciye atanınca vb. gibi durumlarda temsilciye bildirim gönderme yeteneği sağlar, böylece yardım masasındaki bilet faaliyetlerinden haberdar olabilirler.
5. 
   
6. Talep Sahibi Bildirimleri: Bu, bir temsilcinin bir bileti çözdüğünde, bir bilet kapatıldığında, şifre sıfırlama e-postası gönderildiğinde vb. durumlarda müşterinizi bildirimlerle uyarabilme yeteneği sağlar.
7. 
   
8. CC Bildirimleri: Bu, bir temsilcinin veya müşterinin bir bilet oluşturduğunda veya bir genel not eklediğinde CC alanına eklenen e-posta adreslerini bildirimlerle uyarabilme yeteneği sağlar.
9. 
   
10. Yanıt Şablonları: Bu, temsilci bilet yanıtlarına eklemek istediğiniz varsayılan bilgileri özelleştirmenize ve önceden doldurmanıza olanak tanır, örneğin talep sahibinin adı, bilet URL'leri ve temsilci imzaları gibi dinamik içerikler.

Ayrıca Forum'da yeni bir konu veya gönderi oluşturulduğunda e-posta bildirimleri alabilirsiniz. İşte nasıl yapılır.

Örneğin, müşterilerinizin bir bilet oluşturduktan hemen sonra e-posta almasını sağlamak istiyorsanız, sorunlarının 24 saat içinde çözüleceğine dair bir güvence vermelisiniz.

İşte bunu nasıl yapacağınız:

1. Talep Sahibi Bildirimleri sekmesine gidin, Yeni Bilet Oluşturuldu'ya tıklayın.

Ana diliniz için bildirim şablonu görünecektir.

2. Bu şablonu çeşitli yer tutucuları kullanarak kişiselleştirebilirsiniz. 

3. Tüm mevcut yer tutucularının listesini görmek için buraya tıklayın.

4. Yeni bilet bildiriminde biletin {{ticket.id}} ve {{public.url}}'sini eklemek isteyebilirsiniz.

5. Aynı işlemi temsilci bildirimi için yaparken, yardım masanızda yeni bir bilet oluşturulduğunda hangi temsilcilerin bildirim alması gerektiğini seçebilirsiniz. 

6. Otomatik e-posta bildirimlerini hemen göndermeye başlamak için Kaydet'e tıklayın.

7. Garden ve Estate kullanıcıları, bu bildirimleri birden fazla dilde gönderebilirler. Daha fazla bilgi için buraya tıklayın.

Temsilci Yanıt Şablonları

Her bir temsilci, bir bilet için yanıt düğmesine tıkladığında, temsilci yanıt şablonunun içeriği kendilerine gösterilir. Örneğin, tüm temsilcilerinizin yanıtlarına genel bilet URL'sini eklemelerini veya tüm temsilci imzalarını standartlaştırmalarını istiyorsanız, bunu yanıt şablonu aracılığıyla yapabilirsiniz. Temsilciler yanıt verdiklerinde, şablona ekleme yapabilir veya onu düzenleyebilirler. Şablonu düzenlemek için; Yönetici > E-posta Bildirimleri > Yanıt Şablonu'na tıklayarak.

Ayrıca, Zaman Tetikleyicileri ve Bilet Güncellemeleri gibi otomasyonları kullanarak bir biletin belirli özelliklerine dayalı bildirimler de gönderebilirsiniz, örneğin biletin bir süre boyunca açık olması veya bir temsilcinin kötü memnuniyet derecesi alması durumunda. Ayrıca, birden fazla ürünü destekliyorsanız e-posta bildirimlerinizde ürüne özgü yer tutucular ekleyebilirsiniz.

Bu videoyu izleyerek nasıl bir temsilci yanıt şablonu oluşturabileceğinizi anlayabilirsiniz.

https://www.youtube.com/watch?v=nlwf8DI6h58&list=PLsYJ3BsyR4qGFujlW0iDtOBOf4IPVsAqt&index=12 

CC bildirimleri 

CC alanına eklenen e-posta adreslerine gönderilen bildirimleri özelleştirebilirsiniz. İki tür CC bildirimi bulunmaktadır:

Yeni talep oluşturulduğunda: Bu bildirim, bir temsilci müşteri adına bir talep oluşturur ve birini CC olarak eklediğinde sadece o zaman gönderilir. CC bildirimleri, müşteri CC adresi ile bir e-posta gönderdiğinde veya temsilci yanıtlarında CC adresini eklediğinde gönderilmez, çünkü bu e-postalar CC adresinin posta kutusuna e-posta olarak iletilir (bildirimler gereksiz olur).

Talebe not eklendiğinde: Bu bildirim, genel bir not eklendiğinde CC'deki herkese gönderilir, not temsilci/müşteri tarafından eklenmiş olsun eklenmesin.

Bir temsilci tarafından bir CC e-posta adresi ile bir talep oluşturulduğunda, Yeni talep oluşturuldu bildirimi CC adresine gönderilir. Talebe eklenen yanıt, bir bildirim olarak CC adresine gönderilmez çünkü bunu bir e-posta olarak alacaklardır. Genel not eklendi bildirimi, talep nasıl oluşturulursa oluşturulsun, CC adresine gönderilir. 

1. Bilet, temsilci tarafından CC e-posta adresiyle oluşturulur

2. Yeni bilet oluşturuldu bildirimi CC adresine gönderilir

3. Ticket'a eklenen yanıt, CC adresine e-posta olarak gönderileceği için bildirim olarak 

gönderilmeyecektir.

4. Biletin nasıl oluşturulduğuna bakılmaksızın, genel not eklendi bildirimi CC adresine gönderilecektir..

Yazı Tipi Ayarlarını Değiştirme

Portal için varsayılan yazı tipi

Bir yönetici, Yönetici > Yardım Masası bölümünden bir varsayılan yazı tipi ayarlayabilir. Bu yazı tipi, temsilcilerinizin müşterilere mesajlar/cevaplar yazarken kullanacakları yazı tipidir. Daha fazla yazı tipi ailesi ve yazı tipi boyutu seçeneği ekledik. Ayrıca yazı tipinin nasıl görüneceğini önizleme olarak görebileceksiniz.

Temsilcilerin Yazı Tipi Tercihleri

Eğer temsilcilerinizin yazı tipi formatını değiştirmelerini istiyorsanız, bunu Yönetici>Yardım Masası bölümünde 'Temsilciler için Yazı Tipi Tercihi' seçeneğini etkinleştirerek yapabilirsiniz.

Temsilciler, taleplere cevap verirken, cevap düzenleyici altında, talep detayları sayfasında yazı tipi ailesini veya yazı tipi boyutunu değiştirme seçeneğine sahiptir.

Temsilciler, 'A' simgesine tıkladıklarında, aşağıda gösterilen biçimlendirme seçeneklerini görüntüleyip seçebileceklerdir:

Farklı e-posta bildirimleri ve işlevleri:

Yönetici > Yardım Masası Verimliliği > E-mail Bildirimleri'ne gidin. 

Bu sayfada dört sekme olduğunu göreceksiniz: Temsilci Bildirimleri, Talep Eden Bildirimleri, CC Bildirimleri ve Yanıt Şablonları. 

Ajan Bildirimleri: Bu, müşteriniz bir bilete cevap verdiğinde, bilet bir temsilci tarafından atandığında vb. gibi durumlarda temsilciyi bildirimlerle uyarabilme yeteneği sağlar, böylece yardım masasındaki talep faaliyetleri hakkında bilgi sahibi olabilirler. 

Talep Eden Bildirimleri: Bu, temsilcinin bir talebi çözdüğünde, bir talebi kapattığında, bir şifre sıfırlama e-postası gönderdiğinde vb. gibi durumlarda müşterinizi bildirimlerle uyarabilme yeteneği sağlar. 

CC Bildirimleri: Bu, temsilci tarafından yeni bir talep oluşturulduğunda veya bir temsilci ya da müşteri tarafından bilete genel bir not eklendiğinde CC alanına eklenen e-posta adreslerini bildirimlerle uyarabilme yeteneği sağlar. 

Yanıt Şablonları: Bu, temsilci talep cevaplarında eklemek istediğiniz varsayılan bilgileri özelleştirme ve önceden doldurma yeteneği sağlar, bu bilgiler arasında talep edenin adı, bilet URL'leri ve temsilci imzaları gibi dinamik içerikler bulunabilir.

Ayrıca, Forum'da yeni bir konu veya gönderi oluşturulduğunda e-posta bildirimleri alabilirsiniz. İşte bunu nasıl yapabilirsiniz.

Örneğin, müşterilerinizin bir talep oluşturduktan hemen sonra bir e-posta almasını sağlamak ve sorunlarının 24 saat içinde çözüleceğine dair onları güvence altına almak istiyorsanız.

İşte nasıl yapılır:

1. Talep Eden Bildirimleri sekmesi altında, "Yeni Bilet Oluşturuldu" seçeneğine tıklayın.

2. Ana diliniz için bildirim şablonu görünecektir.

3. Bu şablonu çeşitli yer tutucular kullanarak kişiselleştirebilirsiniz. Mevcut tüm yer tutucuların listesini görmek için buraya tıklayın.

4. Yeni bir bilet bildiriminde {{ticket.id}} ve {{public.url}}'yi eklemek isteyebilirsiniz.

5. Aynı işlemi temsilci bildirimleri için gerçekleştirirken, yardım masanızda yeni bir bilet oluşturulduğunda hangi temsilcilerin bildirim alması gerektiğini seçebilirsiniz. 

6. Otomatik e-posta bildirimlerini hemen göndermeye başlamak için Kaydet'e tıklayın. 

7. Bahçe ve Mülkiyet kullanıcıları bu bildirimleri birden fazla dilde gönderebilir. Daha fazla bilgi edinin. 

Temsilci Yanıt Şablonları

Her seferinde temsilci bir bilete yanıt verme düğmesine tıkladığında, temsilci yanıt şablonunun içeriği kendilerine gösterilir. Örneğin, tüm temsilcilerimizin yanıtlarına genel bilet URL'sini eklemelerini istiyorsanız veya tüm temsilci imzalarını standartlaştırmak istiyorsanız, bunu yanıt şablonu aracılığıyla yapabilirsiniz. Temsilciler yanıt verdiklerinde şablona ekleme yapabilir veya hatta düzenleyebilirler. 

Şablonu düzenlemek için Yönetici > E-posta Bildirimleri > Yanıt Şablonu'na tıklayarak bunu yapabilirsiniz.

Ayrıca, Gözetmen ve Gözlemci gibi otomatikleştirme araçları kullanarak bir bilete ait çeşitli özelliklere dayalı özel bildirimler de gönderebilirsiniz. Örneğin, biletin belirli bir süre boyunca açık olması veya bir temsilcinin kötü memnuniyet puanı alması gibi durumlarla ilgili özel bildirimler gönderebilirsiniz. Ayrıca, birden fazla ürünü destekliyorsanız e-posta bildirimlerinizde ürüne özgü yer tutucuları da ekleyebilirsiniz.

CC Bildirimleri

CC alanına eklenip e-posta adreslerine gönderilen bildirimleri düzenleyebilirsiniz. İki tür CC bildirimi vardır:

Yeni bilet oluşturuldu: Bu bildirim, temsilci müşteri adına bir bilet oluşturduğunda ve birini CC olarak eklerse gönderilir. CC bildirimleri, müşterinin CC adresiyle bir e-posta gönderdiğinde veya temsilci yanıtlarında bir CC adresi eklediğinde gönderilmez, çünkü bu e-postalar CC adresi posta kutusuna e-posta olarak iletilir (bildirimleri gereksiz kılar).

Bilete not eklendi: Bu bildirim, bir genel not eklendiğinde, not temsilci/müşteri tarafından eklenmiş olsa da, CC'deki herkese gönderilir.

1. Bir temsilci tarafından CC e-posta adresi eklenerek bir bilet oluşturulur.

2. Yeni bilet oluşturuldu bildirimi CC adresine gönderilir. 

3. Bilet yanıtı, CC adresine bildirim olarak gönderilmez çünkü CC adresi, bunu bir e-posta olarak alacaktır.

4. Genel not eklendi bildirimi, biletin nasıl oluşturulduğuna bakılmaksızın CC adresine gönderilir.

Yazı Tipi Ayarlarını Değiştirme

Eğer belirli bir yazı tipini beğenmiyorsanız veya uygun bulmuyorsanız, tüm bu şablonlar için yazı tipini değiştirebilirsiniz.

1. E-posta Bildirimleri sayfasında, sağ üstte görünen varsayılan yazı tipini görebilirsiniz. 

2. Değiştir'e tıklayın. 

3. Kullanmak istediğiniz yazı tipini mevcut olanlardan seçin. 

4. Değişikliklerinizi kaydetmek için Onay İşareti'ne tıklayın veya Değişiklikleri İptal Etmek için Çarpı İşareti'ne tıklayın.

Seçtiğiniz yazı tipi şimdi, ajan bildirimi, talep sahibi bildirimleri veya bir bilet yanıtı gibi tüm çıkış iletişimleri için varsayılan yazı tipi olarak ayarlandı. E-posta metnini yazmak yerine başka bir kaynaktan yapıştırdığınızda, yapıştırılan metnin yazı tipi özelliği kaldırılır ve metne varsayılan yazı tipiniz uygulanır. Yazı tipi boyutu, büyük harf kullanımı gibi diğer özel ayarlar ise korunur.